Kun ajattelee, kuinka paljon tekniikkaa nykyään on tarjolla tekstiviestien lähettämisestä hymiöihin ja Facetimeen, ei ole yllättävää, että kirjeenkirjoitus on mennyt hevosen ja bugkien tapaan. Viralliset kirjeet ovat kuitenkin edelleen tarpeen tietyille piireille ja olosuhteille. Työnhakimisesta korkeakouluihin ja kommunikointiin niiden harvojen kanssa, jotka ottavat edelleen muodollisuudet vakavasti tässä rohkeassa uudessa maailmassa. Alla on hyödyllisiä ohjeita siitä, mitä muodollisen kirjeen kirjoittamisessa vaaditaan, jotta sekä muodollisuus että ammattimaisuus säilyvät siitä hetkestä lähtien, kun henkilö vastaanottaa ja lukee sen.
Paperi
Ensimmäinen asia, joka tulee ottaa huomioon muodollista kirjettä kirjoitettaessa, on paperi, jolle kirje on kirjoitettu. Se erottaa muodollisen kirjeen alun perin tavallisesta kirjeestä enemmän kuin mikään muu: paperin tuntu ja paksuus. Tavallinen valkoinen tietokonepaperi voi teoriassa olla hyväksyttävää, mutta todellista muodollisuutta ja huolellisuutta voidaan välittää paperilla, joka on paksumpaa ja jolla on ainutlaatuinen luonnonvalkoinen väri ja hienovarainen kuvio. Varmasti tämä maksaa enemmän ostaa, mutta se menee pitkälle tehdessään ensivaikutelman itse virallisen kirjeen lukijalle.
Jonkinlainen kirjelomake
Muodollisen kirjeen kanssa ei ainoastaan itse paperin väri ja varasto tee vahvaa ensivaikutelmaa, vaan myös käytetty kirjelomake. Värikkäät viivat, suunnitellut symbolit, brändäys tai vain houkuttelevasti esitetty nimi sivun yläosassa tai sivun reunoilla luovat lukijalle välittömän tunteen tai muodollisuuden. Tämä on jälleen yksi lisäkustannus, mutta menee vielä pidemmälle muodollisuuksien alalla ja on kustannusten arvoinen, jos se on jotain, josta kirjeenlukija välittää.
Osoitteet
Osoitteita ei ole tarkoitettu vain kirjekuorille virallisia kirjeitä kirjoitettaessa - ne ovat myös itse kirjeen yläosaan. Oikeasta tai vasemmasta yläkulmasta alkaa nimesi ja osoitteesi. Tämä voi olla myös osa yllä olevaa kirjelomaketta. Osoitteesi alla on sen henkilön nimi ja osoite, jolle lähetät virallisen kirjeen. Jos tätä ei tehdä, se ei heti tule muodolliseksi kirjeeksi, vaikka se saattaa tuntua tarpeettomalta.
Päivämäärä
Toinen pieni mutta kriittinen osa virallisessa kirjeessä on päivämäärän lisääminen siihen osoitteiden jälkeen. Tämän pitäisi yleensä sijaita sivun vastakkaisella puolella, johon osoitteet lisättiin. Päivämäärän tulee olla kirjeen kirjoittamisajankohta ja kuukausi tulee aina kirjoittaa, kun taas päivät ja vuosi tulee esittää numeerisesti.
Muodollinen tervehdys tai tervehdys
Jokaisen virallisen kirjeen tulee alkaa virallisella tervehdyksellä. Nyt tällekin on omat säännöt. Perustuu siihen, tunnetko henkilön, jolle kirjoitat kirjeen, henkilökohtaisesti vai hänen nimensä mukaan. Jos et tunne henkilöä, jolle kirjoitat virallisen kirjeen, aloitustervehdys on 'Dear Sir or Madame'. Jos tunnet henkilön, kirjoitat kirjeen; avaustervehdys on 'Dear Mr. / Mrs / Ms.' ja heidän sukunimensä. Tietenkin tämä tarkoittaa, että sinun on tiedettävä, ovatko he naimisissa vai eivät. Älä ymmärrä muodollisuutta väärin ja aloita kirjeessäsi huonosti.
Kirjeen runko
Kirjeen runko voi olla mitä haluat sen olevan aiheen suhteen. Se tulee kuitenkin kirjoittaa muodollisella tyylillä, joka ei ole loukkaavaa tai suoraan loukkaavaa. Jos on mahdollista, että näin on kirjoittamassasi kirjeessä. Siinä tulee myös olla oikea oikeinkirjoitus ja kielioppi kaikkialla.
Kirjoittaminen vs. käsiala
Kirjoittaminen on yleensä suosituin ja yleisempi tapa kirjoittaa virallinen kirje. Tämä johtuu helppoudesta ja erinomaisten käsinkirjoitustaitojen puutteesta nykyään. Jos sinulla on erinomaiset käsinkirjoitustaidot ja aikaa ja energiaa kirjoittaa kirje käsin, sen muodollisuus on harppauksin yli kaikkien muiden muodollisten kirjeiden, joita useimmat ihmiset saavat. Paitsi tietysti, että heillä on myös loistava kirjoitustaito.
Valitse muodollinen kirjasintyyppi
Jos päätät kirjoittaa virallisen kirjeen, kuten useimmat ihmiset tekevät, varmista, että valitset oikean kirjasintyypin. Älä valitse jotain typerää, kuten sarjakuvaa tai mitään, mikä tuntuu sarjakuvamaiselta. Sinua ja muodollista kirjettäsi otetaan välittömästi vähemmän vakavasti, vaikka kirjoitus olisi upea ja syvällinen. Se on helppo tapa tehdä huono ensivaikutelma.
Kirjeen lopetus
Kun olet kirjoittanut kirjeen, sen lopettamisesta tulee yksi tärkeimmistä osista. Voit valita useita erilaisia loppuja, alkaen viimeisestä tervehdyksestä. Jos et tiedä henkilön nimeä, muodollisuudet, kuten Yours Faithfully tai Best tai yksinkertaisesti Yours, riittävät. Jos tiedät henkilön nimen, muodollisuudet, kuten Ystävällisin terveisin tai ystäväsi, toimivat hyvin. Sitten sinun tulee allekirjoittaa nimesi musteella, jos kirjoitat kirjainta ja allekirjoituksen alle laita kirjoittamasi nimesi. Jos kirjoitat kirjeen käsin, tulosta nimesi allekirjoituksen alle, jotta on selvää, keneltä kirje on peräisin.
Kirjekuori, osoite ja leima
Teknisesti kirjekuori, osoite ja leima ovat ensimmäinen vaikutelma, joka tehdään virallisen kirjeen vastaanottajaan. Vaikka sillä ei ole juurikaan tekemistä itse virallisen kirjeen kirjoittamisen kanssa. Jos kuitenkin halutaan, että kirjeestä tulee mahdollisimman hyvä vaikutelma, kannattaa hankkia hyvä kirjekuori, kaunis ja yksilöllinen postimerkki sekä osoitteeseen erinomainen muoto- tai kirjasintyyppi. Näin varmistetaan, että kirjeen vastaanottajalla on muodollinen kokemus sen vastaanottamisesta lähtien.