Sähköpostin palauttaminen Outlookissa

Onko sinulla koskaan ollut sitä tunnetta heti kun olet lähettänyt viestin tai sähköpostin, että olet sanonut väärin? Et ole yksin. Sähköposti on ollut poikkeuksellinen lisä hallinnolliseen arsenaaliin, mutta kaikkea hyvää ei voi tulla jostain niin välittömästä. Onneksi Microsoftin Outlookissa on ominaisuus, joka voi estää tämän. Lisäksi vaikka useimmat sähköpostipalveluntarjoajat tarjoavat palautuspalveluita pelastaakseen meidät itseltään, Outlook saattaa vain siirtää ne kaikki viestiin. Palauttamisella on tapa saada lähetetty sähköposti takaisin ennen kuin kukaan näkee sen.

Miksi minun on ehkä palautettava sähköposti?

On monia syitä, miksi saatat joutua palauttamaan sähköpostin. Ehkä lähetit laskun asiakkaallesi ennen sen valmistumista, tai ehkä lähetit sen väärälle asiakkaalle. Olet ehkä jopa lähettänyt työsähköpostin ystävällesi tai päinvastoin. Vaikka tämä kuulostaakin ehkäistävältä, se on myös jotain, mitä olemme kaikki tehneet kerralla tai toisella. Varsinkin nykyisessä ilmapiirissä, jossa suurin osa sähköposteistamme kirjoitetaan puhelimissamme, todennäköisesti muutamassa minuutissa heräämisen jälkeen. Kuten useimmat asiat Internetissä: se tapahtuu.

Toimiiko sähköpostien palauttaminen aina?

Valitettavasti sähköpostin palauttaminen ei aina toimi. Itse asiassa on vain useita tiukkoja olosuhteita, joissa sähköpostin palauttaminen todella toimii. Yksi näkyvimmistä ehdoista, varsinkin kun käytät Outlookia, on se, että myös toisen henkilön on käytettävä sitä. Jos juuri lähettämäsi sähköpostin vastaanottaja käyttää toista palvelua tai lukee sähköpostejaan älypuhelimellaan, se ei toimi. Lisäksi molempien osapuolten on käytettävä Exchange-tiliä ja oltava samassa organisaatiossa. Jos ei, muistaminen ei yksinkertaisesti toimi.

Onko muita vaihtoehtoja muistamiseen?

On olemassa tapoja kiertää takaisinkutsuprosessi, jos se todella on välttämätöntä. Voit esimerkiksi harkita tapaa viivyttää sähköposteja. Tällä tavalla lähettämiäsi sähköposteja ei lähetetä heti, joten sinulla on aikaa muuttaa mieltäsi. Vaikka sähköpostin viivyttäminen on loistava työkalu, on aina mahdollisuus, että unohdat tehdä tämän. Sitten voit yrittää muistaa sähköpostin ja antaa sinulle toisen mahdollisuuden.

Mistä tiedän, onko sähköposti palautettu?

Jos sinulla on ollut mahdollisuus palauttaa sähköpostisi Outlookissa, saat sähköposti-ilmoituksen, että se on palautettu. Alkuperäinen vastaanottajalle lähettämäsi sähköposti korvataan uudella. Lisäksi vastaanottajan ei pitäisi pystyä kertomaan, että olet käyttänyt palautusta. Joissakin tilanteissa vastaanottaja saa kuitenkin tietää, että sähköposti on palautettu. Vaikka tämä saattaa herättää uteliaisuutta, voit aina vain kertoa heille miksi. Todennäköisesti he ovat olleet tarkassa paikassasi.

Mitä eroa sähköpostin viivästymisellä ja palauttamisella on?

Koska sähköpostien muistaminen voi olla hankalaa, sähköpostien viivästäminen saattaa olla parempi vaihtoehto. Viivästys antaa sinulle kahden minuutin ikkunan peruuttaa lähtevä sähköposti ennen sen lähettämistä. Tämä voi tarjota erilaisen, hieman tehokkaamman tavan varmistaa, että väärä viesti ei mene väärille ihmisille. Muistutuksella ei ole viivettä. Itse asiassa kaikki on uhkapeliä.

Sähköpostin palauttaminen Outlookissa

Todellinen sähköpostin palauttamisprosessi Outlookissa on melko yksinkertainen. Jos laitat mahdollisuudet sen toimimattomuuteen sivuun, se on teknisesti yhtä helppoa kuin napin painaminen.

1. Avaa Lähetetyt-kansio
2. Etsi sähköposti, jonka haluat palauttaa
3. Avaa sähköposti kaksoisnapsauttamalla sitä
4. Varmista, että olet Viesti-välilehdessä
5. Avaa Toiminnot-valikko
6. Napsauta 'Poista tämä viesti...'

Huomautus: Näet viestin palauttamisvaihtoehdon vain, jos sinulla on Exchange-tili.

Kun olet suorittanut nämä vaiheet, näet palautusikkunan. Näin voit valita, poistatko sähköpostin alkuperäisen kopion vai korvaatko sen oikealla.

Viestin viivästäminen Outlookissa

Koska viestin viivyttäminen Outlookissa antaa sinulle paremmat mahdollisuudet välttää onnettomuudet, tämä saattaa olla syytä tutkia asiaa. Jos määrität viiveen tai ajoitat sähköpostin, voit muokata sitä ennen sen lähettämistä.

1. Kun kirjoitat sähköpostia, napsauta Tunnisteet-ryhmästä Lisää vaihtoehtoja
2. Siirry kohtaan 'Toimitusvaihtoehdot'
3. Valitse 'Älä toimita ennen'
4. Aseta päivämäärä ja aika, jolloin haluat viestin lähetettävän
5. Napsauta 'Sulje'

Kun olet lähettänyt sähköpostin, se pysyy Lähtevät-kansiossa, kunnes se on ajoitettu lähetettäväksi. Voit myös muuttaa sitä, milloin haluat viestin viivästyvän aikaisemmin.

Kuinka lykätä kaikkia sähköpostin toimituksia

On myös tapa viivyttää jokaista lähtevää viestiä siitä hetkestä lähtien.

1. Napsauta 'Tiedosto'
2. Siirry kohtaan Sääntöjen ja hälytysten hallinta
3. Napsauta 'Uusi sääntö'
4. Napsauta ensimmäisessä ruudussa ('Valitse malli') 'Käytä sääntöä lähettämiini viesteihin'.
5. Paina 'Seuraava'
6. Valitse 'Valitse ehto(t)' -luettelosta niiden vaihtoehtojen valintaruudut, jotka haluat ottaa käyttöön
7. Valitse 'Valitse toiminnot' -kohdasta 'lykkää toimitusta muutamalla minuutilla'.
8. Napsauta 'Muokkaa säännön kuvausta' -ruudussa 'lukumäärä' ja valitse kuinka monta minuuttia haluat viiveen olevan
9. napsauta 'OK'
10. Nimeä uusi sääntö Määritä nimi tälle säännölle -kenttään (esim. viive).
11. Napsauta Ota tämä sääntö käyttöön -valintaruutua
12. Paina 'Valmis'

Tästä sähköpostista eteenpäin kaikki sähköpostisi viivästyvät jopa 120 minuuttia.

Mitkä muut palvelut tarjoavat sähköpostin palautuksen?

Outlookin lisäksi useat muut verkkopohjaiset sähköpostipalvelut tarjoavat myös palautusta. Mahdollisuudet palauttaa Outlookin avulla ovat kuitenkin suuremmat kuin koskaan. Gmail ja Zoho Mail tarjoavat molemmat mahdollisuuden palauttaa sähköpostit. Vaikka ei luultavasti niin hyvä kuin Outlook, jokaisella on omat plussansa.

Onko olemassa kolmannen osapuolen palveluita käytettäväksi?

Vaikka sähköpostin muistaminen olisikin hyödyllistä, siihen luottamisesta ei ole mitään hyötyä. On olemassa kolmannen osapuolen palveluita, jotka voivat estää sähköpostien lähettämisen väärille ihmisille. Koneoppimisen ja big data -analyysin avulla nämä palvelut voivat käyttää aiempia sähköpostimalleja tunnistaakseen sähköpostin, joka muuten lähetettäisiin muistettavaksi. Kolme parasta ovat NeoCertified, Egress ja Paubox.