Suosituskirje, joka tunnetaan myös nimellä viitekirje, on asiakirja, jonka haastattelija sinulta pyytää. Potentiaalinen hakija vaatii kirjeen hakuprosessin aikana. Sitä voidaan käyttää myös työn siirtämiseen tai ottamaan vastaan oppilaitokseen opiskelutarkoituksiin. On muutamia asioita, jotka on pidettävä mielessä, jotta voit kirjoittaa kirjeen, joka tekee varmasti vaikutuksen.
Muoto
Tärkeä ammattikäyttöön käytettävä asiakirja, suosituskirjeen tulee täyttää korkeimmat vaatimukset. Joitakin vinkkejä suosituskirjeen kirjoittamiseen kuuluu käyttää hyvälaatuista valkoista paperia, joka on puhdas ja rypistynyt. Jos edustat organisaatiota tai laitosta, käytä sen virallisia paperitavaroita, joissa on yrityksen kirjelomake ja logo. Muotoile asiakirja viralliseksi kirjeeksi, joka koostuu lyhyistä, täsmällisistä kappaleista, jotka menevät suoraan asiaan. Varmista, että kirje on oikein päivätty ja henkilökohtaisesti allekirjoitettu.
Kieli
pederk / Getty ImagesKäytettävän kielen ja sävyn tulee olla sopivat tärkeälle asiakirjalle. Kirjeen sävyn tulee olla muodollinen, kohtelias ja ammattimainen. Sen ei pitäisi olla näyttävää, alentuvaa tai anovaa. Kirjeen sisältö ei saa olla monisanaista, sekavaa tai merkityksetöntä. Ammattitermit, jotka liittyvät viittauksen kohteena olevaan erityisalaan, ovat asianmukaisia asiayhteydessä. Käytä vahvoja verbejä lyhyissä ja täsmällisissä kappaleissa. Vältä kukkaisten adjektiivien käyttöä. Oikoluku varmistaaksesi, että oikeinkirjoitusta ja kielioppia on käytetty.
Kuka lukee kirjeen?
Joskus suosituskirje kirjoitetaan tietylle henkilölle, jonka nimi oli ilmoitettu työpaikkahakemuksessa. Nimetty henkilö voi olla yrityksen tai yhteisön johtaja. He voivat olla vastuussa yrityksen tai yrityksen rekrytoinnista. Jos hakemus on osoitettava tietylle henkilölle, varmista, että hänen nimeään käytetään. Tarkista, että kirjoitusasu on oikein ja että oikea otsikko edeltää nimeä.
Työnkuvaus
Suosituskirje tulee räätälöidä haettavaan tehtävään. Pyydä kirjeen pyytäneeltä hakijalta kopio työnkuvasta tai linkki ilmoitettuun työpaikkaan. Kun luet työnkuvaa, selvitä, onko ehdokas mielestäsi sopiva hakija ilmoitettuun tehtävään. Muista, että viitteesi tukee ehdokkaan hakemusta.
Kirjoittajan pätevyys
Viittauksen tulee olla vaikuttavassa tai arvovaltaisessa asemassa olevalta henkilöltä, joka tuntee ehdokkaan henkilökohtaisesti, voi puhua hänen puolestaan ja suositella häntä rehellisesti. Tehdäkseen vaikutuksen avoimeen paikkaan hakemusta lukevaan henkilön tulee olla henkilö, jolla on tunnustettua asiantuntemusta kyseiseltä ura-alalta. Ilmoita selkeästi ammatillinen pätevyytesi, nykyinen asemasi ja mainitse aiemmat tehtävät tai nimitykset.
Mistä tunnet ehdokkaan
Suosituskirje kirjoitetaan henkilölle, jonka tunnet ja jonka olet henkilökohtaisesti havainnut kyseisessä yhteydessä. Kirjeen lukija haluaa kuulla jonkun, joka on henkilökohtaisesti nähnyt ehdokkaan toiminnassa. Lukija haluaa tietää, miten tutustuit hakijaehdokkaaseen ja kuinka kauan olet tuntenut hänet.
Hakijan pätevyys ja menestys
Urahakemukset ovat kilpailukykyisiä. Työnantajat voivat tarkastella samanaikaisesti useita hakijoita, jotka kaikki sopivat avoimeen tehtävään. Mainitse suosituskirjeessä pätevyys, jonka tiedät hakijan saavuttaneen. Liitä mukaan tiedot heidän koulutustaustastaan ja kokemuksestaan haettavalla uralla. Ilmaise selkeästi oma käsityksesi hakijan kyvyistä, joita olet havainnut.
Ehdokkaan ominaisuudet
Työnantajat etsivät tiettyjä ominaisuuksia ja kykyjä mahdollisilta hakijoilta, jotka hakevat avointa työpaikkaa. Suosituskirjeessä mainitut positiiviset ominaisuudet voivat erottaa hakijan muista. Luonteenpiirteet, kuten luotettavuus, täsmällisyys ja hyvä työmoraali, houkuttelevat työnantajaa. Muita suotuisia ominaisuuksia, jotka tekevät työnantajaan vaikutuksen, ovat ystävällisyys ja kyky työskennellä ryhmässä.
Vahvista suositus
Suosituskirjeen tulee päättyä vahvaan ja rohkaisevaan päätelmään, joka saa työnantajan tuntemaan olonsa suotuisaksi ehdokasta kohtaan. Päätä kirjoittamasi kirje vahvistamalla, että tuet hakijaa hänen työhakemuksessaan. Vahvista, että suosittelet hakijaa tiettyyn tehtävään ja rohkaise työnantajaa ottamaan sinuun yhteyttä suoraan. Älä unohda allekirjoittaa kirjettä henkilökohtaisesti.
Kirjoittajan yhteystiedot
Suosituskirjettä lukeva työnantaja saattaa haluta ottaa sinuun yhteyttä saadakseen lisätietoja hakijasta tai keskustellakseen suosituksen erityispiirteistä. Varmista, että kaikki yhteystietosi ovat viitekirjeessä. Näitä ovat yrityksesi osoite, toimistopuhelin ja faksinumero. Muista myös antaa matkapuhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi, jotta sinuun voidaan ottaa suoraan yhteyttä.